Winter Campus Curtailment 2015-2016

October 15, 2015

Unit Managers: Please post a paper copy of this message for anyone who does not have regular computer access.
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Version en español esta localizada por debajo

To: UC Santa Cruz Academic and Staff Employees
From: Pamela Peterson, assistant vice chancellor, Academic Personnel and;
Lori Castro, interim assistant vice chancellor, Staff Human Resources

Re: Winter Campus Curtailment 2015-2016

Our 2015-2016 Winter Campus Curtailment is scheduled for December 24, 2015 through January 3, 2016:

• December 24, 25, 31 and January 1 are paid university holidays (if eligibility criteria are met)
• December 28, 29, and 30 are not paid university holidays

These curtailment days may result in employees using vacation, accrued compensatory time off, or leave without pay for December 28, 29 and 30, 2015. For employees who may not have sufficient accumulated vacation, up to three days of vacation leave may be used in advance of actual accruals during the campus curtailment period. In addition, those employees who are normally required to wait six months before using accrued vacation will be allowed to use their accrued vacation hours even if the required waiting period has not been completed.

Due to the diverse responsibilities of academic appointees and the flexibility in performing their obligations, it is anticipated that some academic appointees will continue working during campus curtailment.

Units planning to maintain operations as usual during the campus curtailment period must receive approval from their respective principal officer or designee and should refer to the "Exceptions to Campus Closure" memo that will be forthcoming from Physical Plant. This memo will explain the required procedure to ensure that heat is supplied to appropriate working areas.

This year’s winter curtailment period will affect the delivery of monthly paid employee paper paychecks. These checks will be available for pick-up at the Payroll Office, 2300 Delaware Ave. from 9 to 11 a.m. on Wednesday December 30. A picture ID is required. Paychecks that are not picked up will be delivered to the appropriate campus unit on Tuesday January 5, 2016. More information is available on the Financial Affairs website,
https://financial.ucsc.edu/Pages/Payroll_Direct_Deposit.aspx

Frequently asked questions regarding the campus curtailment and time reporting for staff employees may be accessed at:
http://shr.ucsc.edu/procedures/curtailment/Winter-Curtailment-QA-2015-2016.pdf

Questions concerning academic employees should be directed to your divisional academic personnel coordinator:
http://apo.ucsc.edu/contacts/index.html

For questions regarding staff employees, please contact your appropriate Staff HR representative at:
http://shr.ucsc.edu/contact/locate_team.html

NOTE: The effects of winter curtailment for exclusively represented employees are subject to collective bargaining.

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Acortamiento del invierno del campus 2015-2016

Supervisors de departamentos: Por favor envíen o entreguen una copia de este mensaje a las personas que no tienen acceso regular a una computadora.

15 de octubre de 2015

Para: Académicos y empleados de UCSC
De parte de: Lori Castro, interim assistant vice chancellor, Recursos Humanos
Pamela Peterson, assistant vice chancellor, Personal Académico
Sobre: Acortamiento del invierno del campus 2015-2016

El acortamiento en el invierno de 2014-2015 en nuestro campus está programado para el período de tiempo que va desde el 24 de diciembre de 2015 hasta el tercero de enero de 2016.

• El 24, 25, 31 de diciembre y el primero de enero son feriados pagados por la universidad (si se cumplen los criterios de elegibilidad)
• El 26, 29 y 30 de diciembre no son feriados pagados por la universidad

Este acortamiento puede resultar en empleados utilizando de vacaciones, tiempo acumulado de compensación o licencia sin sueldo para los días 26, 29 y 30 de diciembre de 2015. Para los empleados que no tienen suficiente tiempo de vacaciones acumulado, pueden utilizer hasta tres días de vacaciones por adelantado de las acumulaciones reales, durante este período de acortamiento del campus. Además, los empleados a quienes normalmente se les requiere esperar seis meses antes de usar tiempo de vacaciones acumulado, se les permitirá usar las horas acumuladas de vacaciones incluso si el período de espera requerido no ha sido completado.

Debido a las responsabilidades diversas de los nombramientos académicos y la flexibilidad para ejecutar sus obligaciones, se anticipa que algunas personas con nombramientos académicos continuarán trabajando durante el período de acortamiento en el campus.

Los departamentos que planean mantener sus operaciones habituales durante el período del acortamiento del campus, deben recibir la aprobación de su respectivo Oficial o Administrador Principal o su designado y deben referirse al memo “Excepciones al Cierre del Campus” que será remitido por el departamento de Physical Plant (Planta Física). Este memo explicará el procedimiento requerido para asegurar que la calefacción sea suministrada a las áreas apropiadas de trabajo.

Este año el acortamiento del invierno afectará la entrega de cheques de papel para los empleados pagado mensualmente. Estos cheques de papel mensual estarán disponibles para recoger en la Oficina de Payroll (Payroll Office), situada a 2300 Delaware Ave., de 9:00-11:00 (por la mañana) el miércoles, el 30 de diciembre. Se requiere identificación con foto. Cheques que no son recogidos serán entregados a los departamentos apropiados el martes, 05 de enero de 2016. Más información está disponible en el sitio web de la Oficina de Financial Affairs (Asuntos Financieros), https://financial.ucsc.edu/Pages/Payroll_Direct_Deposit.aspx

Las preguntas frecuentes acerca del acortamiento del campus e información sobre el tiempo de reportar para las empleadas y los empleados del Personal se pueden acceder en:
http://shr.ucsc.edu/procedures/curtailment/Winter-Curtailment-QA-2015-2016.pdf

Las preguntas concernientes a las personas con nombramientos académicos deben ser dirigidas a su coordinador de personal académico de su division:
http://apo.ucsc.edu/contacts/index.html

Para las preguntas acerca de los empleados del Personal, por favor póngase en contacto con su representante apropiado de Recursos Humanos del Personal en:
http://shr.ucsc.edu/contact/locate_team.html

Nota: Los efectos del acortamiento del invierno para empleados exclusivamente representados por sindicatos están sujetas a negociación colectiva