Winter Campus Curtailment 2016-2017

October 27, 2016

Unit Managers: Please post a paper copy of this message for anyone who does not have regular computer access.

Version en espanol esta localizada por debajo

October 27, 2016

To: UC Santa Cruz Academic and Staff Employees
From: Pamela Peterson, Associate Vice Chancellor, Academic Personnel and; Steve Stein, Associate Vice Chancellor, Staff Human Resources
Re: Winter Campus Curtailment 2016-2017

Our 2016-2017 Winter Campus Curtailment is scheduled for Friday, December 23, 2016 through Monday, January 2, 2017:

  • December 23, 26, 30 and January 2 are paid university holidays (if eligibility criteria are met)

  • December 27, 28 and 29 are not paid university holidays

These curtailment days may result in employees using vacation, accrued compensatory time off, or leave without pay for December 27, 28 and 29, 2016. For employees who may not have sufficient accumulated vacation, up to three days of vacation leave may be used in advance of actual accruals during the campus curtailment period. In addition, those employees who are normally required to wait six months before using accrued vacation will be allowed to use their accrued vacation hours even if the required waiting period has not been completed.

Due to the diverse responsibilities of academic appointees and the flexibility in performing their obligations, it is anticipated that some academic appointees will continue working during campus curtailment.

Units planning to maintain operations as usual during the campus curtailmentperiod must receive approval from their respective principal officer or designee and should refer to the "Exceptions to Campus Closure" memo that will be forthcoming from Physical Plant. This memo will explain the required procedure to ensure that heat is supplied to appropriate working areas. It is important to note, however, that building temperatures in underutilized areas will generally be reduced. Therefore, please advise staff to dress appropriately during this time. Unit heads should also notify their appropriate Staff HR Representative for time and payroll accounting purposes.

If you are not enrolled in Direct Deposit, you can pick up your 12/28/16 paycheck at the Payroll Office, located at 2300 Delaware Avenue, from 9am - 11am on Wednesday, 12/28/16. You must present a valid picture ID to get your paycheck. Paychecks not picked up on 12/28/16 will be delivered to your campus unit on Wednesday, 1/4/17. Checks will not be available for pick-up on 1/3/17 because they will be in transit to Mail Services for delivery processing.

Information on Direct Deposit, including directions on how to enroll, is available online.

Frequently asked questions regarding the campus curtailment and time reporting for staff employees may be read online.

Questions concerning academic employees should be directed to your divisional academic personnel coordinator.

For questions regarding staff employees, please contact your appropriate Staff HR representative.

NOTE: The effects of winter curtailment for exclusively represented employees are subject to collective bargaining.

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Acortamiento del invierno del campus 2016-2017

Supervisors de departamentos: Por favor envien o entreguen una copia de este mensaje a las personas que no tienen acceso regular a una computadora.

27 de octubre de 2016

Para: Academicos y empleados de UC Santa Cruz
De parte de: Pamela Peterson, Associate Vice Chancellor, Personal Academico
Steve Stein, Associate Vice Chancellor, Recursos Humanos
Sobre: Acortamiento del invierno del campus 2016-2017

El acortamiento en el invierno de 2016-2017 en nuestro campus esta programado para el periodo de tiempo que va desde el 23 de Diciembre de 2016 hasta el segundo de Enero de 2017.

  • El 23, 26, 30 de Diciembre y el 2 de Enero son feriados pagados por la universidad (si se cumplen los criterios de elegibilidad)

  • El 27, 28 y 29 de Diciembre no son feriados pagados por la universidad

Este acortamiento puede resultar en empleados utilizando de vacaciones, tiempo acumulado de compensacion o licencia sin sueldo para los dias 27, 28 y 29 de Diciembre de 2016. Para los empleados que no tienen suficiente tiempo de vacaciones acumulado, pueden utilizer hasta tres dias de vacaciones por adelantado de las acumulaciones reales, durante este periodo de acortamiento del campus. Ademas, los empleados a quienes normalmente se les requiere esperar seis meses antes de usar tiempo de vacaciones acumulado, se les permitira usar las horas acumuladas de vacaciones incluso si el periodo de espera requerido no ha sido completado.

Debido a las responsabilidades diversas de los nombramientos academicos y la flexibilidad para ejecutar sus obligaciones, se anticipa que algunas personas con nombramientos academicos continuaran trabajando durante el periodo de acortamiento en el campus.

Los departamentos que planean mantener sus operaciones habituales durante el periodo del acortamiento del campus, deben recibir la aprobacion de su respectivo Oficial o Administrador Principal o su designado y deben referirse al memo "Excepciones al Cierre del Campus" que sera remitido por el departamento de Physical Plant (Planta Fisica). Este memo explicara el procedimiento requerido para asegurar que la calentamimento sea suministrada a las areas apropiadas de trabajo.Es importante senalar, sin embargo, generalmente se reducen que las temperaturas en zonas infrautilizadas. Por lo tanto, por favor avise al personal a vestirse apropiadamente durante este tiempo. Los oficiales principales de unidades tambien deben notificar a su representante apropiado de Recursos Humanos del Personal para los propositos de tiempo y de contabilidad de nomina.

Si no puede inscribirse en el deposito directo, usted puede recoger su cheque de pago 12/28/16 en la Oficina de nomina, que se encuentra en 2300 Delaware Avenue, de 09 a.m.-11 a.m. el miercoles, el 28 de Diciembre, 2016. Debe presentar una identificacion valida con foto para obtener su cheque de pago. Los cheques de pago que no sean recogidos en 28 de Diciembre, 2016 seran entregados a la unidad del campus el miercoles el 1 de Enero, 2017. Los cheques no estaran disponibles para su recogida en el 1 de Enero, 2017, ya que sera en transito hacia servicios de correo para el procesamiento de la entrega.

https://financial.ucsc.edu/Pages/Payroll_Direct_Deposit.aspx

Las preguntas frecuentes acerca del acortamiento del campus e informacion sobre el tiempo de reportar para las empleadas y los empleados del Personal se pueden acceder en:

http://shr.ucsc.edu/procedures/curtailment/Winter-Curtailment-QA-2016-2017.pdf

Las preguntas concernientes a las personas con nombramientos academicos deben ser dirigidas a su coordinador de personal academico de su division:

http://apo.ucsc.edu/contacts/index.html

Para las preguntas acerca de los empleados del Personal, por favor pongase en contacto con su representante apropiado de Recursos Humanos del Personal en:

http://shr.ucsc.edu/contact/locate_team.html

Nota: Los efectos del acortamiento del invierno para empleados exclusivamente representados por sindicatos estan sujetas a negociacion colectiva