Campus Curtailment 2017-2018

October 10, 2017

Unit Managers: Please post a paper copy of this message for anyone who does not have regular computer access.

Version en espanol esta localizada por debajo

To:       UC Santa Cruz Academic and Staff Employees
From:  Grace McClintock, Assistant Vice Provost, Academic Personnel and; 
           Steve Stein, Associate Vice Chancellor, Staff Human Resources
Re:      Winter Campus Curtailment 2017-2018

Our 2017-2018 Winter Campus Curtailment is scheduled for Saturday, December 23, 2017 through Monday, January 1, 2018:

  • December 25, 26, 29 and January 1 are paid university holidays (if eligibility criteria are met) 
  • December 27 and 28 are curtailment days

Please Note: The winter holidays and closure dates were changed after the Academic and Administrative calendar was published. Please refer to the revised calendar for correct dates https://registrar.ucsc.edu/calendar/academiccalendar.html

Employees may use vacation, accrued compensatory time off (CTO), or leave without pay (LWOP) for December 27 and 28, 2017, curtailment days. For employees who may not have sufficient accumulated vacation hours, up to two (2) days of vacation leave may be used in advance of actual accrual during the campus curtailment period. In addition, those employees who are normally required to wait six (6) months before using accrued vacation will be allowed to use their accrued vacation hours even if the required waiting period has not been completed.  

Due to the diverse responsibilities of academic appointees and the flexibility in performing their obligations, it is anticipated that some academic appointees will continue working during campus curtailment.

Units planning to maintain operations as usual during the campus curtailment period must receive approval from their respective principal officer or designee and should refer to the "Exceptions to Campus Closure" memo that will be forthcoming from Physical Plant. This memo will explain the required procedure to ensure that heat is supplied to appropriate working areas. It is important to note, however, that building temperatures in underutilized areas will generally be reduced. Therefore, please advise staff to dress appropriately during this time. Unit heads should also notify their appropriate Staff HR Representative for time and payroll accounting purposes.

Biweekly employees not enrolled in Direct Deposit can pick up their 12/27/17 paychecks at The Scotts Valley Center, located at 100 Enterprise Way, from 9am - 10am on Wednesday, 12/27/17. A valid picture ID must be presented when picking up the paycheck. Paychecks not picked up on 12/27/17 will be delivered to the campus unit designated as the employee’s mail stop in the Payroll Personnel System no later than Wednesday, 1/3/18. Checks will generally not be available for pick-up on 1/2/18 because they will be in transit to Mail Services for delivery processing.

Information on Direct Deposit, including directions on how to enroll, is available online

Frequently asked questions regarding the campus curtailment and time reporting for staff employees may be read online.

Questions concerning academic employees should be directed to your divisional academic personnel coordinator.

For questions regarding staff employees, please contact your appropriate Staff HR representative

NOTE: The effects of winter curtailment for exclusively represented employees are subject to collective bargaining.


Gerentes de unidad: se les solicita publicar una copia impresa de este mensaje para todos aquellos empleados que regularmente no tienen acceso a una computadora.


Para: Academicos y empleados de UC Santa Cruz 

De parte de: Grace McClintock, Assistant Vice Provost, Personal Academico 

                    Steve Stein, Associate Vice Chancellor, Recursos Humanos 

Sobre: Acortamiento del invierno del campus 2016-2017

 

El receso de invierno del campus para el periodo 2017-2018 está programado desde el sábado, 23 de diciembre de 2017, hasta el lunes, 1 de enero de 2018:

  • Los días 25, 26 y 29 de diciembre de 2017 y el 1 de enero de 2018 son días de descanso pagados en la universidad (si se cumple con los criterios de elegibilidad). 
  • El 27 y 28 de diciembre de 2017 son días de receso.

Tome nota: los días feriados y fechas de cierre de invierno se cambiaron después de que se publicó el calendario académico y administrativo. Consulte el calendario revisado para obtener las fechas correctas

https://registrar.ucsc.edu/calendar/academiccalendar.html

 

Para estos dos días de receso, los empleados pueden solicitar vacaciones, utilizar tiempo libre compensatorio acumulado (compensatory time off, CTO) o tomarlos como permiso sin sueldo (leave without pay, LWOP). Los empleados que no tengan suficientes horas de vacaciones acumuladas, pueden utilizar por adelantado hasta dos (2) días de permiso para vacaciones durante el periodo de receso del campus. Además, aquellos empleados que normalmente deban esperar seis (6) meses antes de utilizar sus vacaciones acumuladas, podrán utilizar sus horas de vacaciones acumuladas aun si el periodo de espera no se ha completado.  

Considerando las distintas responsabilidades del personal académico y la flexibilidad para el cumplimiento de sus obligaciones, se anticipa que parte del personal académico continuará trabajando durante el receso del campus.

Las unidades que planeen continuar con las operaciones normales durante el receso del campus tienen que recibir la aprobación de la oficina de rectoría o de la autoridad correspondiente y deberán consultar el memorando “Excepciones por el cierre del campus” que el área de Infraestructura Física enviará próximamente. En este memorando se explicará el procedimiento necesario para garantizar el suministro de calefacción para las áreas de trabajo adecuadas. Sin embargo, es importante indicar que se reducirá la temperatura del edificio en áreas que generalmente se utilizan muy poco. Por lo tanto, recomiéndele al personal vestir ropa adecuada durante esos días. Los oficiales o Administradores Principales de unidades también deberán comunicarse con sus representantes de Recursos Humanos correspondientes para fines del cálculo de horarios y nómina.

Los empleados que trabajen por quincena y que no estén inscritos en el sistema de depósitos directos pueden recoger sus cheques de pago el 27/12/2017 en The Scotts Valley Center, localizado en 100 Enterprise Way, de 9:00 a. m. a 10:00 a. m., el miércoles 27/12/2017. Es obligatorio presentar un documento vigente de identificación con fotografía para recibir el cheque de pago. Los cheques que no se recojan el 27/12/2017 se enviarán al campus designado que el Sistema de Nómina muestre como la dirección laboral del empleado, a más tardar el miércoles, 3 de enero de 2018. Por lo general, los cheques no estarán disponibles para recogerlos el 2/01/2018 pues estarán siendo entregados al servicio de correo para su envío correspondiente.

La información sobre los depósitos directos, incluyendo las instrucciones sobre cómo inscribirse, está disponible en línea

Las preguntas frecuentes relacionadas con el receso del campus y sobre cómo informar las horas trabajadas pueden leerse en línea.

Las preguntas relacionadas con los empleados académicos se deben dirigir al coordinador del personal académico de la división.

Para hacer preguntas relacionadas con los empleados miembros del personal, comuníquese con su representante de Recursos Humanos correspondiente. 

AVISO: los efectos del receso de invierno para empleados exclusivamente representados por el sindicato están sujetos a negociación por medio del convenio colectivo.