Campus Curtailment 2018-2019

October 17, 2018

Unit Managers: Please post a paper copy of this message for anyone who does not have regular computer access.

Version en espanol esta localizada por debajo

Our 2018-2019 Winter Campus Curtailment is scheduled for Saturday, December 22, 2018 through Tuesday, January 1, 2019:

  • December 24, 25, 31 and January 1 are paid university holidays (if eligibility criteria are met) 
  • December 26, 27 and 28 are curtailment days

Employees may use vacation, accrued compensatory time off (CTO), or leave without pay (LWOP) for the curtailment days, scheduled for December 26, 27 and 28, 2018. For employees who may not have sufficient accumulated vacation hours, up to three (3) days of vacation leave may be used in advance of actual accrual during the campus curtailment period. In addition, those employees who are normally required to wait six (6) months before using accrued vacation will be allowed to use their accrued vacation hours even if the required waiting period has not been completed.  

Due to the diverse responsibilities of academic appointees and the flexibility in performing their obligations, it is anticipated that some academic appointees will continue working during campus curtailment.

Units planning to maintain operations as usual during the campus curtailment period must receive approval from their respective principal officer or designee and should refer to the "Exceptions to Campus Closure" memo that will be forthcoming from Physical Plant. This memo will explain the required procedure to ensure that heat is supplied to appropriate working areas. It is important to note, however, that building temperatures in underutilized areas will generally be reduced. Therefore, please advise staff to dress appropriately during this time.

The 12/26/18 pay date occurs during the winter campus curtailment period when there is no campus mail service and most departments are closed.

Enrolling in payroll direct deposit through “UC At Your Service Online” is the best way to avoid delays in receiving your pay.  Enroll by Tuesday, 12/4/18, to ensure your payroll payment is deposited in your bank account on Wednesday morning, 12/26/18.

Biweekly employees not enrolled in Direct Deposit can pick up their 12/26/18 paychecks at The Scotts Valley Center, located at 100 Enterprise Way, from 9am - 10am on Wednesday, 12/26/18. A valid picture ID must be presented when picking up the paycheck. Paychecks not picked up on 12/26/18 will be delivered to the campus unit designated as the employee’s mail stop in the Payroll Personnel System no later than Thursday, 1/3/19. Checks will generally not be available for pick-up on 1/2/19 because they will be in transit to Mail Services for delivery processing.

Information on Direct Deposit, including directions on how to enroll, is available online

Frequently asked questions regarding the campus curtailment and time reporting for staff employees may be read online.

Questions concerning academic employees should be directed to your divisional academic personnel coordinator.

For questions regarding staff employees, please contact your appropriate Staff HR Timekeeper.    

NOTE: The effects of winter curtailment for exclusively represented employees are subject to collective bargaining.

 

Gerentes de unidad: se les solicita publicar una copia impresa de este mensaje para todos aquellos empleados que regularmente no tienen acceso a una computadora.

El receso de invierno del campus durante el periodo 2018-2019 está programado desde el sábado, 22 de diciembre del 2018 hasta el martes, 1 de enero del 2019:

  • Los días 24, 25 y 31 de diciembre del 2018 y el 1 de enero del 2019 son días de descanso pagados en la universidad (si se cumplen los criterios de elegibilidad). 
  • El 26, 27 y 28 de diciembre del 2018 son días de receso.

Para estos días de receso, los empleados pueden solicitar vacaciones, utilizar tiempo libre compensatorio acumulado (CTO) o tomarlos como permiso sin sueldo (LWOP). Los empleados que no tengan suficientes horas de vacaciones acumuladas pueden utilizar por adelantado hasta tres (3) días de permiso para tomar vacaciones durante el período de receso del campus. Además, aquellos empleados que normalmente deban esperar seis (6) meses antes de utilizar sus vacaciones obtenidas por derecho, podrán utilizar sus horas de vacaciones acumuladas aun si el período de espera no se ha completado.  

En consideración de las distintas responsabilidades del personal académico y la flexibilidad para el cumplimiento de sus obligaciones, se anticipa que parte del personal académico continuará trabajando durante el receso del campus.

Las unidades que planeen continuar con las operaciones normales durante el receso del campus tienen que recibir la aprobación de la autoridad correspondiente y deberán consultar el memorando “Excepciones por el cierre del campus” que el área de Infraestructura Física enviará próximamente. Este memorando explicará el procedimiento necesario para garantizar que la de calefacción en las áreas de trabajo estén encendidas. Sin embargo, es importante indicar que la temperatura del edificio en áreas que generalmente se utilizan muy poco disminuirá. Por lo tanto, recomiéndele al personal vestir ropa adecuada durante esos días.

La fecha de pago de diciembre 26 del 2018 cae durante el período de receso de invierno del campus, cuando no hay servicio de correo y los departamentos, en su mayoría, están cerrados.

Inscribirse en el sistema de depósito directo de nómina por medio de “UC At Your Service Online” (UC a su servicio en línea) es la mejor forma de evitar atraso en su pago salarial.  Inscríbase a más tardar el martes, 4 de diciembre del 2018 para asegurarse de que su pago deposite en su cuenta bancaria el miércoles, 26 de diciembre del 2018 por la mañana.

Los empleados que trabajen por quincena y que no estén inscritos en el sistema de depósitos directos pueden recoger sus cheques de pago el 26 de diciembre del 2018 en El Scotts Valley Center, ubicado en 100 Enterprise Way, de 9 a. m. a 10 a. m., el miércoles 26 de diciembre de 2018. Es obligatorio presentar un documento válido de identificación con foto para recibir el cheque de pago. Los cheques que no se recojan el 26 de diciembre del 2018 se enviarán al departamento de trabajo designado del empleado a más tardar el jueves, 3 de enero del 2019.

Los cheques no estarán disponibles para recoger el 2 de enero del 2019, por que estarán siendo entregados al servicio de correo para su envío correspondiente.

La información sobre los depósitos directos, incluyendo las instrucciones sobre cómo inscribirse, está disponible en línea

Las preguntas frecuentes relacionadas con el receso del campus y sobre cómo informar las horas trabajadas pueden leerse en línea.

Las preguntas relacionadas con los empleados académicos deben enviarse al coordinador del personal académico de la división.

Para realizar preguntas relacionadas con los empleados miembros del personal, comuníquese con su encargado del control de asistencia de Recursos Humanos correspondiente.    

AVISO: Los efectos del receso de invierno para empleados exclusivamente representados por el sindicato (unión) están sujetos a negociación por medio del convenio colectivo.