Winter Campus Curtailment 2019-2020

September 20, 2019

Unit Managers: Please post a paper copy of this message for anyone who does not have regular computer access.

Version en espanol esta localizada por debajo

To:  UC Santa Cruz Community
From: 
      Steve Stein, Associate Vice Chancellor, Staff Human Resources
      and; Grace McClintock, Assistant Vice Provost, Academic Personnel 

Our 2019-2020 Winter Curtailment is scheduled for Tuesday, December 24, 2019 through Wednesday, January 1, 2020:

  • December 24, 25, 31 and January 1 are paid university holidays (if eligibility criteria are met) 
  • December 26, 27 and 30 are curtailment days

Employees may use vacation, accrued compensatory time off (CTO), or leave without pay (LWOP) for the curtailment days, scheduled for December 26, 27 and 30, 2019. For employees who may not have sufficient accumulated vacation hours, up to three (3) days of vacation leave may be used in advance of actual accrual during the winter curtailment period. In addition, those employees who are normally required to wait six (6) months before using accrued vacation will be allowed to use their accrued vacation hours even if the required waiting period has not been completed. 

Due to the diverse responsibilities of academic appointees and the flexibility needed in performing their obligations, it is anticipated that some academic appointees will continue working during winter curtailment.

Units planning to maintain operations as usual during the winter curtailment period must receive approval from their respective principal officer or designee and should refer to the "Exceptions to Winter Curtailment" memo that will be coming from Physical Plant. This memo will explain the required procedure to ensure that heat is supplied to appropriate working areas. It is important to note, however, that building temperatures in underutilized areas will generally be reduced. Therefore, please advise staff to dress appropriately during this time. 

Information on Direct Deposit, including directions on how to enroll, is available online. Employees should enroll by Friday, 11/15/19 to ensure their direct deposit is set up in the system prior to converting to UCPath.

If you have any trouble or questions with Direct Deposit signup, please contact the UCSC Payroll Office at 459-4204 or email payhelp@ucsc.edu. A Payroll representative will help you complete the process.

Frequently asked questions regarding the winter curtailment and time reporting for staff employees may be read online.

Questions concerning academic employees should be directed to your divisional academic personnel coordinator.

For questions regarding staff employees, please contact your appropriate Staff HR Service Operations Specialist.

 


Gerentes de unidad: se les solicita publicar una copia impresa de este mensaje para todos aquellos empleados que regularmente no tienen acceso a una computadora.

El receso de invierno del campus durante el periodo 2019-2020 está programado desde el martes, 24 de diciembre del 2019 hasta el miércoles, de enero del 2020:

  • Los días 24, 25 y 31 de diciembre del 2019 y el 1 de enero del 2020 son días de descanso pagados en la universidad (si se cumplen los criterios de elegibilidad). 
  • El 26, 27 y 28 de diciembre del 2019 son días de receso.

Para estos días de receso, los empleados pueden solicitar vacaciones, utilizar tiempo libre compensatorio acumulado (CTO) o tomarlos como días con permiso sin sueldo (LWOP). Los empleados que no tengan suficientes horas de vacaciones acumuladas pueden utilizar por adelantado hasta tres (3) días de permiso para tomar vacaciones durante el período de receso del campus. Además, aquellos empleados que normalmente deban esperar seis (6) meses antes de utilizar sus vacaciones obtenidas por derecho, podrán utilizar sus horas de vacaciones acumuladas aun si el período de espera no se ha completado.  

En consideración de las distintas responsabilidades del personal académico y la flexibilidad para el cumplimiento de sus obligaciones, se anticipa que parte del personal académico continuará trabajando durante el receso del campus.

Las unidades que planean continuar con las operaciones normales durante el receso del campus tienen que recibir la aprobación de la autoridad correspondiente y deberán consultar el memorando “Excepciones por el cierre del campus” que la área de Infraestructura Física (Physical Plant) enviará próximamente. Este memorando explicará el procedimiento necesario para garantizar que la de calefacción en las áreas de trabajo se mantengan encendidas. Sin embargo, es importante indicar que la temperatura del edificio en áreas que generalmente se utilizan muy poco disminuirá. Por lo tanto, se le recomienda al personal vestir ropa adecuada durante esos días. 

La información sobre los depósitos directo de nómina, incluyendo las instrucciones sobre cómo inscribirse, está disponible en línea. Los empleados deberán estar inscritos para el viernes 15 de noviembre del 2019 para asegurar que su depósito directo de nómina esté configurado en el sistema antes de la transición a UCPath. 

Si usted tiene problemas o alguna pregunta sobre los depósitos directo de nómina, favor de contactar a la Oficina de Nóminas (UCSC Payroll Office) al 459-4204 o por correo electrónico payhelp@ucsc.edu. Un representante de la Oficina de Nóminas le ayudará a completar el proceso. 

Las preguntas frecuentes relacionadas con el receso del campus y sobre cómo informar las horas trabajadas pueden leerse en línea

Las preguntas relacionadas con los empleados académicos deben enviarse al coordinador del personal académico de la división.

Para realizar preguntas relacionadas con los empleados miembros del personal, comuníquese con su encargado del control de asistencia de Recursos Humanos correspondiente.