Winter curtailment 2020-2021

October 08, 2020

To:     UC Santa Cruz Community
From: Steven Stein, Associate Vice Chancellor, Staff Human Resources
          Grace McClintock, Assistant Vice Provost, Academic Personnel 

Re:     Expanded Winter Curtailment 2020/2021

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Our 2020-2021 winter curtailment will be expanded this year to run from Monday, December 21 through Friday, January 1, 2021. Work is scheduled to resume on Monday, January 4, 2021.

The extra days are intended to provide employees with the flexibility to use as needed in response to the many COVID-19 related impacts we have all experienced. To varying degrees, virtually everyone has been impacted by COVID-19, fires and the normal stress and strain of work. We hope everyone can take the time available to enjoy a healthy and restful holiday period.

Six (6) curtailment days (instead of the traditional three days) plus the four (4) paid holidays will allow most staff to have two (2) full work weeks off of work. Here is the summary of how the ten total days are allocated:

  •     December 24, 25, 31 and January 1 are paid university holidays (if eligibility criteria are met) 
  •     December 21, 22, 23, 28, 29 and 30 are the six (6) curtailment days

Employees may use vacation, accrued compensatory time off (CTO), or leave without pay (LWOP) for the curtailment days, scheduled for December 21, 22, 23, 28, 29 and 30, 2020. For employees who may not have sufficient accumulated vacation hours, up to six (6) days of vacation leave may be used in advance of actual accrual during the winter curtailment period. Those employees who are normally required to wait six (6) months before using accrued vacation will be allowed to use their vacation hours even if the required waiting period has not been completed.

In certain cases academic and non-academic employees will be required to work during some or all of this period due to the nature of their jobs. Any employee, regardless of their work location, including remote work, may work only with the explicit approval of their principal officer/designee and supervisor.

Units planning to maintain operations as usual during the winter curtailment period must receive approval from their respective principal officer or designee and should refer to the "Exceptions to Winter Curtailment" memo that will be coming from Physical Plant. This memo will explain the required procedure to ensure that heat is supplied to appropriate working areas. It is important to note, however, that building temperatures in underutilized areas will generally be reduced. Therefore, please advise staff to dress appropriately during this time. 

Frequently asked questions regarding the winter curtailment and time reporting for staff employees may be read online.

Questions concerning academic employees should be directed to your divisional academic personnel coordinator.

For questions regarding staff employees, please contact your appropriate Staff HR Service Operations Specialist (“timekeeper”).

 

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Para: Comunidad de UC Santa Cruz
De:      Steve Stein, Vicecanciller Asociado, Recursos Humanos y;
           Grace McClintock, Asistente
Vice Preboste, Personal Academico
Re:     Reducción ampliada de invierno 2020/2021

El receso de invierno del campus durante el periodo 2020-2021 está programado desde el lunes, 21 de diciembre del 2020 hasta el viernes, de enero del 2021. El trabajo regresará a sesión a partir del lunes, 4 de enero del 2021.

Los días adicionales son con la intención de proveer a los empleados la flexibilidad de utilizar esos días en respuesta a los impactos relacionados al COVID-19 que todos hemos vivido. De varias maneras, todos hemos sido afectados por COVID-19, ya sea por los incendios más el estrés y desgaste del trabajo. Esperamos que todos puedan tomar este tiempo para disfrutar las fechas festivas de manera saludable y sosegada.

Seis (6) días de descanso del campus (en vez de los tres días tradicionales) más los cuatro (4) días festivos pagados otorgaran a la mayoría de los empleados dos (2) semanas completas de descanso. Este es el resumen de cómo se van a asignar los diez días de descanso: 

  •     Los días 24, 25 y 31 de diciembre del 2020 y el 1 de enero del 2021 son días de descanso pagados en la universidad (si se cumplen los criterios de elegibilidad). 
  •     El 21, 22, 23, 28, 29 y 30 de diciembre del 2020 son días de receso.

Para estos días de receso, los empleados pueden solicitar vacaciones, utilizar tiempo libre compensatorio acumulado (CTO) o tomarlos como días con permiso sin sueldo (LWOP). Los empleados que no tengan suficientes horas de vacaciones acumuladas pueden utilizar por adelantado hasta seis (6) días de permiso para tomar vacaciones durante el período de receso del campus. Además, aquellos empleados que normalmente deban esperar seis (6) meses antes de utilizar sus vacaciones obtenidas por derecho, podrán utilizar sus horas de vacaciones acumuladas aun si el período de espera no se ha completado.

En ciertos casos, empleados académicos y no académicos deberán trabajar durante parte o todo el periodo de descanso en consideración de las distintas responsabilidades para el cumplimiento de sus obligaciones. Cualquier empleado, independientemente de su ubicación laboral, incluyendo trabajo remoto, solo podrán trabajar con el permiso explícito de su oficial principal/oficial designado y supervisor. 

Las unidades que planean continuar con las operaciones normales durante el receso del campus tienen que recibir la aprobación de la autoridad correspondiente y deberán consultar el memorando “Excepciones por el cierre del campus” que la área de Infraestructura Física (Physical Plant) enviará próximamente. Este memorando explicará el procedimiento necesario para garantizar que la calefacción en las áreas de trabajo se mantengan encendidas. Sin embargo, es importante indicar que la temperatura del edificio en áreas que generalmente se utilizan muy poco disminuirá. Por lo tanto, se le recomienda al personal vestir con ropa adecuada durante esos días. 

Las preguntas frecuentes relacionadas con el receso del campus y sobre cómo informar las horas trabajadas pueden leerse en línea. 

Las preguntas relacionadas con los empleados académicos deben enviarse al coordinador del personal académico de la división.

Para realizar preguntas relacionadas con los empleados miembros del personal, comuníquese con su encargado del control de asistencia de Recursos Humanos correspondiente.